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TTU : situation de crise ou gestion du temps erronée ?

Très Très Urgent… Quand vous recevez un mail précédé de cette mention, vous tremblez parce que vous croulez déjà sous les dossiers. Comment retrouver votre calme ?

 

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Urgent ou important ?

Après l’urgent et le très urgent, voici le très très urgent. L’heure est à la surenchère, comme l’explique Marie-Claude Ayensa dans son livre Souffrance au travail, l'urgence d'une médiation vivante. Elle y évoque le fait que l’urgence est devenue la norme. Mais ce qui est urgent est-il important ? Et ce qui est important est-il urgent ? Car en la matière, la confusion règne. L’action demandée répond-elle à une situation de crise pour l’entreprise ou à la seule appréciation d’un supérieur ou client qui priorise les tâches sans prendre en compte la réalité des employés ?

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Reconnaître l’urgence

Même l’urgent a différents niveaux. Il y a l’urgent et le moins urgent, étant donné qu’on ne peut pas mener toutes les tâches de front. Il faut donc identifier les priorités. Quel est le dossier auquel votre supérieur ou client attache le plus d’importance, et lequel estime-t-il plus accessoire ? Sur le 1er, aucun retard ne sera toléré. Sur le second, il est toujours possible de discuter. Vos arguments ? Cette urgence est-elle plus importante à traiter que les autres urgences, avez-vous réellement une valeur ajoutée à la traiter, cela fait-il partie de votre poste ? Mieux vaut dialoguer avec vos interlocuteurs internes ou externes plutôt qu’éviter l’échange, sous peine de vous laisser submerger. Cela aura l’avantage de vous aider à prioriser les tâches et à établir un planning précis, voire quasi réaliste !

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Savoir dire non, de manière constructive

C’est l’un des paramètres de la gestion de l’urgence ! Cela n’équivaut pas à se défausser, mais à être responsable et créatif. Responsable puisque vous motivez votre refus en engageant votre capacité de discernement : vous faites la différence entre urgent et important, vous savez tirer la sonnette d’alarme et vous connaissez parfaitement vos points forts. Créatif puisque votre responsabilité vous incite à proposer une solution alternative : gérer l’urgence avec l’aide de plusieurs collaborateurs selon ses domaines de compétences, mutualiser toutes les tâches urgentes, etc.

Le tout est d’être pertinent pour convaincre : expliquer clairement ce qui motive votre refus permet à votre interlocuteur d’embrasser la situation de votre point de vue. Si votre analyse semble justifiée, il devrait être prêt à envisager avec vous d’autres solutions tout aussi efficaces.

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Et si vous devez gérer l’urgence

Ne confondez pas urgence et précipitation : le temps n’est qu’une contrainte comme une autre, au même titre que les différents paramètres de la tâche à effectuer. Avant de vous jeter tête baissée dans le travail, prenez du temps pour élaborer une liste de tâches précises. Identifier la première à accomplir, puis les suivantes, permet de s’inscrire dans l’action et de réduire le stress dû à l’indécision.

Ensuite, concentrez-vous sur l’instant présent, sans penser à ce que vous devez effectuer ensuite. Le secret pour chasser toute pensée parasite et décupler son efficacité.

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Anne Boineau

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